Vorbereitungskreis

Hallo ihr Lieben,

am 20.01.2024, steht wie jedes Jahr der Berliner Singewettstreit vor der Tür!

Um diesen genauso (wenn nicht noch besser) planen, gestalten und umsetzen zu können, brauchen wir viele motivierte Menschen die Lust haben gemeinsam diese Sause zu planen!

Wenn du , oder Menschen die du kennst, Lust haben euch zu engagieren, freuen wir uns sehr, wenn ihr in unsere Telegram Gruppe kommt, da klären wir dann weiteres 🙂 

Telegram Gruppe : https://t.me/+1Dw_J6apo91mMDMy

Falls ihr euch noch nicht ganz vorstellen könnt, was es heißt im Berliner Team zu sein und was so die Aufgabenfelder sind, hier ein bisschen Input.

Also, sobald wir ein Team gefunden haben, legen wir auch schon los! Zuerst besprechen wir generelle Orga Sachen, wie Termine, Zeitplan, Motto und so. Innerhalb unseres Teams teilen wir uns auf den nächsten Treffen dann in mehrere Teilteams auf. Diese fokussieren sich auf einzelne Aufgaben wie Deko, Werbung, Nachfeier, Verpflegung, Technik, Helfendenkoordination, Finanzen und vieles mehr.

Sobald sich die Teams gefunden haben, arbeiten alle an ihren Projekten los und wir updaten uns immer wieder.

Und ab und zu treffen wir uns auch einfach mal so um Spaß miteinander zu haben :))

Wenn du/ihr merkt, dass ihr habt gerade nicht die Kapazitäten habt Arbeit in weitere Projekte zu stecken, gibt es auch immer die Möglichkeit als Helfer*in am Tag des Berliners mit anzupacken.

Ansonsten zückt eure Kalender, checkt eure Kapazitäten, leitet diese Email weiter und dann ab in die Gruppe mit euch!

(bei Fragen gerne unter berliner.singewettstreit@gmail.com melden)

Wir freuen uns riesig auf euch,

Liebe Grüße und Gut Pfad,

Johanna und Nike

im Namen des BeSiWes

PS: Wie ihr unten sehen könnt, besteht unser Team gerade größtenteils aus BdPler*innen. Falls du also aus einem anderen Bund / einer anderen Gruppe kommst, dann freuen wir uns nochmal mehr, wenn du bei sein willst!

Koordination

Wir machen die Hauptkoordination und sind die Menschen für alles. Bei uns läuft alles zusammen, wir behalten den Überblick, treten den Leuten in den Arsch und machen alles, was liegenbleibt bzw. wofür keiner zuständig ist. Wir koordinieren die Gruppen und planen die Treffen. Wenn irgendwas nicht bedacht bzw. gemacht wird oder tierisch in die Hose geht, ist es wahrscheinlich unsere Schuld upsi.

– Johanna (BdP) & Nike (BdP)

Technik

Sound! Mitschnitt! Was wäre der Berliner Singewettstreit ohne eine anständige Akustik? Alle Sänger*innen haben es verdient, vom Publikum gut gehört zu werden und auch die Zuhörer wollen die auftretenden Gruppen sehen und ihren Beiträgen von jedem Platz des Raums aus auf angenehme Weise lauschen und folgen können. Wenn du dir vorstellen kannst, dafür zu sorgen, diese Erwartungen mit möglichst wenig Technik gut umzusetzen, dann freuen wir uns sehr über deine Unterstützung.

Da es sich bei der Veranstaltung um ein nicht gerade kleines Event handelt, ist Vorerfahrung im Bereich der Veranstaltungs-, Ton- und Bühnentechnik voraussetzend für diesen „Job“. Gerne können sich hierfür auch Teams melden, die diese Aufgabe(n) gemeinsam übernehmen.

Die Nachbearbeitung eventueller Mitschnitte gehört ebenfalls zum Bereich Technik.

Wenn du dich nun eigentlich angesprochen fühlst, jedoch nur einen Teil dieses Jobs übernehmen kannst, melde dich gern trotzdem bei uns – wir finden schon eine Lösung für die unbesetzten Aufgaben.

Auch die Vermittlung der technischen Ausstattung darf gerne unabhängig von der Übernahme der gesamten Aufgabe geschehen. Wer also jemanden kennt, der jemanden kennt… oder selbst Equipment zur Verfügung stellen kann und möchte, dann greifen wir dankbar auf diese Kontakte zu.

– Leo (BdP)

Anmeldung und Helfende

Der erste direkte Kontakt der teilnehmenden Sänger*innen mit dem Vorbereitungskreis ist meist die Anmeldung zum Singewettstreit. Diese geht bei der Koordination für Anmeldungen und Helfende ein. Du solltest also Lust darauf haben, den Kontakt zu den Gruppen und Helfern positiv zu gestalten, sowohl im Vorfeld per Mail, ggf. telefonisch als auch persönlich auf dem Singewettstreit.

Die Aufgaben in diesem Bereich bestehen auch darin, die Anmeldung auf Vollständigkeit zu prüfen, zu schauen, ob die Altersangaben zur Kategorie passen, die Lieder unserem Verhaltenskodex und den Hinweisen an die teilnehmenden Gruppen entsprechen und die Helfenden zu koordinieren. Auf dem Singewettstreit selber bist du Ansprechperson für die Helfenden bzw. die anderen Orga-Bereiche und dafür zuständig, die Gruppenreihenfolge für die Auftritte auszulosen. Hierfür kannst du dich im Vorfeld kreativ ausleben und ansprechende Schilder gestalten, die für alle sichtbar angeheftet werden und so durch den Nachmittag/Abend leiten.

Um allen Besuchenden der Veranstaltung (auch der Nachfeier) ein direktes Feedback zu ermöglichen, soll außerdem eine Wand, ein Kasten o.ä. aufgestellt werden. Wie das Feedback erfolgt, entscheidest du, denn du bereitest es vor und wertest es aus.

– Johanna (BdP) & Nike (BdP) nur vorrübergehend

Jury

Die Jury ist neben den teilnehmenden Gruppen die wichtigste Instanz auf dem Singewettstreit selbst, denn sie beurteilt die Leistungen der Sängerinnen und Sänger. Darum sollte die Jury aus musikalischen Leuten bestehen, die du zusammentrommelst. Neben einigen Absprachen vorab per Mail trifft sich die Jury am Samstag des Wettstreits anderthalb Stunden vor Veranstaltungsbeginn, um Bewertungsbögen durchzugehen und alle offenen Fragen abschließend zu klären. Du bringst zum Singewettstreit für alle Jury-Mitglieder die (bereits ausgearbeiteten) kopierten Bewertungs- und Feedbackbögen, Stifte und Klemmbretter sowie die Urkunden für die Gruppen mit.

Die Verpflegung der Jury während des Singewettstreits mit Getränken und kleinen Leckerbissen fällt ebenso in deinen Aufgabenbereich wie die Koordination des Feedbacks an die Gruppen und Moderation der auswertenden Besprechung.

Nach dem Singewettstreit solltest du die Feedbacks per Mail an die Gruppen verschicken.

Auch du solltest die Kriterien für die Jury-Mitglieder (siehe Jurykriterien) erfüllen.

– Annika (VCP)

Public relations

Der Koordinator dieses Bereiches kümmert sich um die Repräsentation der Veranstaltung nach außen. Die Gestaltung von Flyern oder Kärtchen für Werbung, eines Plakats und der Einladung mit Wegbeschreibung sind die ersten Aufgaben.

Das Verschicken der Einladungen übernimmst du und sammelst für Besuchende und Teilnehmende relevante Informationen aus den verschiedenen Bereichen. Diese gestaltest und formulierst du ansprechend und bereitest sie für die Veröffentlichung auf unserer Homepage und bei INstagram sowie für den Versand über den Verteiler vor.

Auf der Veranstaltung selbst hast du keine Aufgabe, ein besonders familienfreundlicher Job also, den man auch aus der Ferne gut machen kann.

– Johanna (BdP) & Nike (BdP) nur vorrübergehend

Pause

Hier sind organisatorisches Talent und Kontaktfreudigkeit gefragt, denn die Aufgaben als Hauptkoordinator*in für die Pause sind vielfältig. Zunächst einmal musst du dich mit der*dem CIO Location kurzschließen und die räumlichen Gegebenheiten checken. Danach kannst du ein grobes Konzept entwickeln, aus dem hervorgeht, für wie viele Stände/Stellwände neben dem Verpflegungstisch noch Platz ist. Die Verpflegung selbst übernimmt eine junge Gruppe. Um die Besetzung der Stände kümmerst du dich. Wir möchten interessanten und unterstützenswerten bündischen Projekten die Gelegenheit geben, sich zu präsentieren. Finde sie, lad sie ein!

Außerdem gehören zu deinen Aufgaben die Gestaltung des Liederhefts für das gemeinsame Singen, die Suche nach einer „Pausenband“ und die Organisation des Einlasses.

– Björn (BdP) & Nike (BdP) nur vorrübergehend

Einkauf und Transport

Der Aufgabenbereich für den Einkauf und Transport beinhaltet die Besorgung der Preise für die Gruppen, den Einkauf von Kerzen, Lebensmitteln und Kleinkram für den Singewettstreit und die Nachfeier sowie den Transport zu den Veranstaltungsorten. Es ist also durchaus hilfreich, einen Führerschein zu besitzen und Zugang zu einem geräumigen Auto zu haben, in das Teppiche, Kerzenleuchter, anderes Material und Lebensmittel passen. Da diese Aufgaben erst kurz vor dem Singewettstreit relevant werden, hast du bis dahin eher wenig zu tun und kannst dich ganz deinem zivilen Privatleben hingeben. Einzig die Besorgung der Gewinne muss vor Ende Januar erledigt sein. Die Rücktransporte von Teppichen, Leergut etc. fällt ebenfalls in deinen Bereich.

Die Kosten für die Einkäufe etc. musst du natürlich nicht tragen.

– Johanna (BdP) & Nike (BdP) nur vorrübergehend

Finanzen

Björn (BdP)

Johnny (BdP)

Du behältst den Überblick über die Finanzen und machst die Abrechnungen mit dem Vorbereitungskreis und dem RDP. Die Erstellung einer Übersicht, die regelmäßig aktualisiert wird, für den Vorbereitungskreis ist für die Planung aller Koordinatoren unabdingbar.

Gute Erreichbarkeit und Kommunikation ist sehr wichtig, denn es kann besonders kurz vor dem Singewettstreit zu spontanen Änderungen oder Ergänzungen kommen.

Du legst eine Deadline fest, zu der alle Koordinator*innen ihre Finanzplanung bei dir einreichen, damit du eine Kalkulation erstellen und ihnen eine Rückmeldung geben kannst und tätigst online-Einkäufe.

– Jonny (BdP) & Björn (BdP)

Nachfeier und Deko

Auf der Nachfeier kommen Sänger*innen, Zuhörende, Freund*inne und andere feierwütige Bündische zusammen, um einen gemütlichen und bunten Singeabend gemeinsam zu verbringen, bei dem der Wettstreit ausklingen kann und die Gewinner gefeiert werden.

Wenn du dich um die Gestaltung der Nachfeier kümmern möchtest, so brauchst du zunächst natürlich einen Raum, in dem wir alle zusammen ausgelassen feiern können, ohne dass Anwohner sich gestört fühlen. Diesen Raum kannst du nach deinem Geschmack dekorieren und gestalten.

Getränke und Verpflegung der Besucher kalkulierst du, Ausgabe und Zubereitung werden von dir koordiniert.

Erfahrungsgemäß ist es gut, eine Gruppe von Unterstützern um sich zu haben, denn Auf-, Abbau, Getränkeverkauf, Essensausgabe und Dekoration lassen sich nicht alleine bewerkstelligen.

– Ottokar (BdP), Bumbum (BdP), Dorian (BdP), Anisha (BdP)

– Lyk (BdP), Lina (BdP), Rotze (BdP)

– Gabi (PBS ), Sven (PBS)

Preise

Neben dem Wettstreit mit den anderen Gruppen und der Freude an der Darstellung des eigenen musikalischen Könnens auf einer Bühne sollen die Preise Motivation zur Teilnahme und zum Gewinnen sein. Du suchst sie aus, kalkulierst die Kosten, trittst mit möglichen Spendern in Kontakt und überlegst dir eine kreative und praktikable Möglichkeit, die Meinung des Publikums für den Publikumspreis zu erfassen.

– Annika (VCP)